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送迎会の宴会幹事

重要なお店の選び方とは

送迎会の店選びのポイント

新年が明ければ、すぐに年度末です。会社では異動や退職が多い時期になりますね。
そこで大変なのが送別会。ましてや、幹事などを任せられたら、それはもう責任重大です。

そんな緊迫感のある状況で失敗しないように、幹事として重要な送別会での役割をご紹介します。

■参加人数で店を見極める
まずは、なんといっても会場となる店選びが大事なポイントになります。
会社によって人数は違うかとは思いますが、大きく分けて会場には2つのパターンが存在します。
ひとつは10人そこそこの「少人数規模」会場、2つめは100人単位の「大人数規模」会場です。

まず、参加者人数で店選びを見極めていきましょう。
会社の規模で数十人、あるいは100人以上が参加する場合は、ホテルや専用の貸切パーティー会場を選びましょう。その際はこのような宴会会場を紹介しているサイトで探すのがよいですよ。実は大規模の場合、会場を選ぶまでが最も大変で、運営に関してはイベント会場のスタッフがフォローしてくれるので、意外と楽な場合もあるようです。

■少人数規模なら個室がマスト
しかし、問題は少人数規模の場合です。
送別会となるとスピーチも必ず必要になりますよね。その際、小人数規模の会場だと周囲の物音や声が邪魔になり、うまくいかないなんてこともあるようです。
そんな状況に陥らないためには、“個室”のあるレストランや居酒屋を選ぶようにしましょう。スピーチなどが必須の送別会の場合、個室選びは、はっきり言って幹事の最低限の使命といえるかもしれません。

■予算はしっかりと把握
会場を選ぶ際は、予算に合った場所であることも大切です。予算は送別会の参加費や会社から支給される送別会費から計算しましょう。
基本的に会費の内訳は、飲み代・食事代・余興代ですが、場合によっては2次会費用も含まれることがありますのでご注意ください。
そして、さらに要注意なのが、個室の場合「個室代」も含まれる場合があること。これを忘れると、後で予算オーバーになる可能性もあるので、事前リサーチがオススメです。

また、予算については、個々が払う場合、大体3000円後半から4000円程度と言われています。主役は招待という形になりますので、お金はいりません。そして、その際に、主役が好きな料理なども、念のため聞いておくと良いでしょう。
しかし、企業によって暗黙のルールがあると思います。幹事経験のある先輩に事前にレクチャーを受けておくと安全かもしれませんね。

■大規模会場を選ぶコツ
先ほど大規模な送別会は、場所を選んでからは簡単とお伝えしましたが、場所を決めるまでは色々と大変です。
なぜなら、こういった会場は決して多くはないので、シーズンとなると争奪戦が始まってしまうからです。

そんな争奪戦を勝ち抜けるためにはどうすれがいいのか?
それは、送別会の大体の日取りが決まった時点で、すぐに予約をしてしまうことです。
当たり前かもしれませんが、早め早めで行動に移さないとまったく予約が取れなかったりなんてことも多々あります。最悪の場合、会場が会社からかなり離れた場所になってしまうことも。

また、幹事が毎年持ち回りの場合は、事前にリサーチしておくなどの方法もありですね。その際、参加者に意見を聞いておくのも大切かもしれません。あまりに奇をてらった会場にすると異論も出ることでしょう。
と、ここまでご説明したのは「新規」で大規模会場をおさえる場合のコツですが、なんといっても一番簡単なのは、所属する企業なり部署が「いつも使ってる会場」をおさえることです。

結論として、こういったイベントは、あまり変わったことをしないのが無難ということ。自分にセンスがあると信じるならば、果敢にトライしてみるのもありかもしれません。
また、居酒屋やレストランにおける個室代と同様に、大規模会場の場合は「会場代」が必ず必要になってきます。その際、会場代は予算全体の1/3以下におさえると、料理や飲み物代に余裕ができますので覚えておいてください。

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